Zatory płatnicze pod kontrolą, czyli praktyczny przewodnik przedsiębiorcy

Przeczytaj także: Znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności kuleje

Warto jednak zastanowić się, czy działania podejmowane już po wystąpieniu problemu są wystarczające. Czy możliwe jest skuteczne zapobieganie zatorom i ich konsekwencjom, zanim te w ogóle się pojawią? O tym w poniższym artykule.

Czym są zatory płatnicze i dlaczego jest to problem systemowy?

O zatorach płatniczych można mówić wtedy, gdy przedsiębiorcy nie dokonują zapłaty lub dokonują nieterminowej zapłaty na rzecz swoich partnerów handlowych – dostawców produktów lub usług. Nieterminowe płatności mogą z kolei prowadzić do poważnych zaburzeń płynności finansowej przedsiębiorców biorących udział w łańcuchu dostaw. Oznacza to, że zatory płatnicze można zdefiniować jako nieterminowe wywiązywanie się z odroczonych płatności.

Problem zatorów płatniczych od wielu lat jest w Polsce na tyle poważny, że wymaga przemyślanych, ale i zdecydowanych rozwiązań. Jak wynika z opublikowanych przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów danych statystycznych, w całym 2024 roku wszczęto 31 postępowań antyzatorowych i wystąpiono do 79 podmiotów z wezwaniem do zmiany praktyk płatniczych (źródło: https://uokik.gov.pl/zatory-platnicze-rok-pelen-wyzwan).

Kto jest najbardziej dotknięty problemem zatorów płatniczych?

Najbardziej dotknięte problemami zatorów płatniczych są małe i średnie przedsiębiorstwa. To właśnie one mają zazwyczaj ograniczone zasoby finansowe i mniejsze możliwości pozyskiwania zewnętrznego finansowania, dlatego są szczególnie wrażliwe na opóźnienia w płatnościach ze strony kontrahentów.

Poza sektorem małych i średnich przedsiębiorstw problem ten dotyka również przedsiębiorstw działających w branżach o długich cyklach rozliczeniowych, takich jak budownictwo, transport, produkcja.

Regulacje ustawowe mające na celu zapobieganie powstawaniu zatorów płatniczych

Kluczowymi rozwiązaniami wprowadzonymi dla wsparcia przedsiębiorców (wierzycieli) w drodze ustawy z dnia 08.03.2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, ale również innych przepisów, są m.in.:

• wprowadzenie maksymalnych terminów płatności w transakcjach handlowych – maksymalny termin płatności między przedsiębiorcami wynosi co do zasady 60 dni, natomiast dla podmiotów publicznych termin ten co do zasady wynosi 30 dni;
• wprowadzenie możliwości naliczenia ryczałtowej kwoty tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności;
• wprowadzenie możliwości naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, które są wyższe aniżeli odsetki ustawowe;
• obowiązek raportowania praktyk płatniczych przez duże przedsiębiorstwa – a więc obowiązku corocznego składania sprawozdań o stosowanych terminach zapłaty. Sprawozdania te są jawne, co ma na celu zwiększenie przejrzystości praktyk płatniczych i obniżenie ryzyka wchodzenia w relacje biznesowe z kontrahentami stosującymi nadmiernie wydłużone terminy zapłaty;
• uproszczenie procedury uzyskania zabezpieczenia roszczenia pieniężnego w postępowaniu cywilnym o zapłatę należności stanowiącej transakcję handlową.

Jak możemy zaradzić powstawaniu zatorów?

Z praktycznego punktu widzenia do skutecznych dokumentów stanowiących nierzadko podstawę wielokrotnych transakcji handlowych realizowanych w ramach dłuższej współpracy między przedsiębiorcami są ogólne warunki umów (m.in. OWU, OWŚ, OWS). Dokumenty skonstruowane w prawidłowy i przemyślany sposób mogą stanowić element zarządzania ryzykiem i wprowadzać różne mechanizmy prawne na przyszłość.

Na co zwrócić uwagę przy redagowaniu umów z kontrahentami?

1. Zweryfikuj kontrahenta przed podpisaniem umowy – możesz to zrobić przy użyciu publicznego rejestru KRS/CEiDG, rejestrów długów, białej listy podatników VAT. Wykorzystaj publicznie dostępne sprawozdania finansowe kontrahenta, rejestry beneficjentów rzeczywistych (strukturę właścicielską).
2. Ustal krótki termin płatności (14–30 dni) i wpisz go w umowie/OWU – takie działanie ogranicza kumulację należności i szybciej ujawnia problemy z płynnością.
3. Zabezpiecz transakcję w umowie – odpowiednie postanowienia umowne zabezpieczające twoje interesy mogą znacznie ułatwić Ci windykację (np. prawo zatrzymania, prawo wstrzymania się z realizacją dostaw, płatność podzielona na zaliczkę albo rozliczanie etapowe).
4. Zastrzeż odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, miej na uwadze ryczałt windykacyjny (wynoszący od €40 – 100) – jest to swoistego rodzaju dodatkowa uporczywość dla kontrahenta, a ponadto daje ci możliwość żądania zapłaty dodatkowych należności bez popierania roszczenia dodatkowymi dowodami.
5. Monitoruj należności co tydzień – wprowadź zautomatyzowane alerty w systemie księgowym lub rozważ wdrożenie krótkiego „cash-call” z działem sprzedaży lub account managerem.
6. Uruchom „miękką” windykację już następnego dnia po terminie – przypomnienie SMS/e-mail, telefon z potwierdzeniem odbioru faktury.
7. Eskaluj działania windykacyjne według harmonogramu, np. gdy opóźnienie przekroczy 7 dni, wyślij wezwanie do zapłaty.
8. Ewidencjonuj działania windykacyjne na wypadek sporu.
9. Rozważ finansowanie zewnętrzne – zabezpiecz się w umowie klauzulami zezwalającymi na cesję wierzytelności, faktoring, forfaiting.
10. Raportuj swoje praktyki płatnicze (jeśli jesteś dużym podmiotem) i żądaj raportów od większych kontrahentów – jawność terminów wzmacnia pozycję negocjacyjną i obniża ryzyko.
11. Aktualizuj ogólne warunki umów co kilkanaście miesięcy – dostosuj sankcje do zmian stóp procentowych i przepisów, pamiętając, żeby skonsultować nową wersję z prawnikiem.

Zatory płatnicze, choć powszechnie utożsamiane z problemem płynności finansowej kontrahentów, w rzeczywistości mogą być często konsekwencją niedostatecznego zabezpieczenia interesów stron. Kluczowe jest dlatego zrozumienie, że znaczną część ryzyk związanych z nieterminowym regulowaniem należności można zidentyfikować i zapobiec ich konsekwencjom, zanim te w ogóle się pojawią – czy to na etapie formułowania treści obowiązujących ogólnych warunków umownych, czy to na etapie negocjacji biznesowych prowadzących do zawarcia umowy handlowej i wprowadzenie odpowiednich klauzul umownych.

Jeśli chcesz zbudować zabezpieczenie swojego cash flow, skontaktuj się z nami. Przygotujemy umowy, procedury lub mechanizmy, które mogą mieć realny wpływ na zapobieganie zatorom płatniczym w twoim przedsiębiorstwie.

Aleksandra Moszonkowska, adwokat, Partner w