Wdrożenie PPK w dużej firmie - case study

Nastała istotna przebudowa systemu emerytalnego. Mowa tu o ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, na mocy której od 1 lipca br. pracodawcy rozpoczęli wdrażanie PPK w ramach swoich organizacji. W pierwszej kolejności zabrały się za to firmy zatrudniające ponad 250 pracowników. Ich doświadczenia we wdrażaniu PPK mogą stać się istotną wskazówką dla sektora MŚP.

- Nationale-Nederlanden ma o tyle komfortową sytuację, że wdrożenie PPK zna z obu stron. Jesteśmy pracodawcą 250+, a jednocześnie instytucją finansową oferującą usługi przedsiębiorcom. Dlatego możemy z praktycznej strony opowiedzieć, jak wdrażać PPK w firmie – mówi Małgorzata Madej, kierownik działu ofertowania i zarządzania portfelem PPK w Nationale-Nederlanden. – Umowę o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi zawarło z nami już ponad 300 instytucji – stąd wiemy, że firmy są na różnych etapach przygotowania i wdrażania PPK. Nasze własne doświadczenia są natomiast na tyle uniwersalne, że każdy może z nich skorzystać – dodaje.

Poziom 0: analiza i oszacowanie kosztów

Pierwszym krokiem przygotowań do nowego rozwiązania było przeprowadzenie analizy i prace nad planem wdrożenia PPK. W ramach tego etapu należało oszacować koszty przystąpienia do programu, wskazać kogo on obejmie oraz określić czas niezbędny na dokonanie wszystkich formalności.

- Nie znaliśmy dokładnych danych, niezbędnych do wdrożenia PPK, dlatego na samym początku upewniliśmy się, czy procesy obsługujące zawieranie umów i płatności są prowadzone prawidłowo. Oszacowanie poziomu kosztów programu, założenie poziomu partycypacji, a także oszacowanie wartości wpłat podstawowych umożliwiło nam podjęcie decyzji o realnej dacie przystąpienia do programu – wskazuje Madej.

Zapadły też konkretne decyzje biznesowe. Przykładowo, zidentyfikowano, że umowy zlecenia zawierane są przez różne działy. W praktyce mogłoby to utrudniać prawidłowe oszacowanie, ile osób obejmie PPK. Następstwem była więc decyzja o scentralizowaniu zawierania umów w jednym dziale. Natomiast w obszarze sprzedaży zmieniono ogólny system zawierania umów cywilnoprawnych.

Poziom 1: przygotowanie do wdrożenia firmy i pracowników

Jednym z największych wyzwań było zapewnienie sprawnie i prawidłowo funkcjonującego systemu obsługi PPK, w szczególności kadrowo-płacowego. Eksperci z Nationale-Nederlanden wskazali cztery podstawowe warunki, które musiał on spełniać:

• selekcja uczestników programu;
• możliwość wprowadzania deklaracji uczestników;
• naliczanie wpłat pracownika i pracodawcy;
• generowanie plików zgłoszeniowych i rozliczeniowych w formacie wymaganym przez instytucje finansowe.

Był to też odpowiedni moment na rozpoczęcie komunikacji z pracownikami.

- W zależności od struktury i branży zakładu inne środki przekazu będą najlepsze. W naszej firmie zbudowaliśmy taki wachlarz opcji, z których każdy wybierze coś dla siebie. Były to m.in.: materiały drukowane, elektroniczne, mailingi, filmiki, quizy online, spotkania i szkolenia bezpośrednie, jak i w formie elektronicznej. Dzięki dobrze zaplanowanej komunikacji po miesiącu działania programu nie mieliśmy w ogóle korekt list płac, co oznacza, że pracownicy byli naprawdę dobrze poinformowani i decyzję o uczestnictwie podjęli świadomie – dodaje Joanna Dobies, kierownik ds. polityki personalnej w Nationale-Nederlanden.

Poziom 2: kwestie formalne

Na tym etapie, po wcześniejszych konsultacjach z pracownikami, przychodzi czas na wybór instytucji finansowej.

– Wszelkie działania można przeprowadzić drogą elektroniczną. Do zawarcia umowy o zarządzanie nie są wymagane podpisy kwalifikowane, skanowanie ani drukowanie dokumentów. Taki schemat działania proponujemy też naszym klientom jako instytucja finansowa. Wybierając operatora PPK warto też sprawdzić, czy oferuje on kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrożenia programu – mówi Małgorzata Madej.

Poziom 3: harmonogram dla wdrożenia

Ostatnim krokiem było naliczenie wpłat na listach płac, zebranie deklaracji od pracowników i zgłoszenie ich w portalu PPK pracodawcy, ewentualne korekty list oraz rozpoczęcie wpłat do instytucji finansowej.

– Opracowaliśmy harmonogram obsługi powdrożeniowej na każdy kolejny miesiąc. Uwzględnia on nowe i stałe elementy, takie jak przekazywanie wpłat do instytucji finansowej, czy zgłaszanie rezygnacji pracowników w ciągu 7 dni od ich wpłynięcia – dodaje Joanna Dobies. – Od samego początku widzimy, jak wielkie to ułatwienie, dlatego polecamy taką praktykę każdemu przedsiębiorcy.

25 października i 12 listopada bieżącego roku to ostateczne daty na podpisanie kolejno umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK przez dużych przedsiębiorców. Natomiast 1 stycznia 2020 r. obowiązkiem tworzenia programu zostaną objęte przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 do 249 pracowników. Przy wyborze instytucji finansowej warto rozważyć ofertę cenową, ale również poziom kompleksowego wsparcia jaki oferuje podczas całego procesu tworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych.