Jak sprawdzić kontrahenta i uniknąć kłopotów?

Przeczytaj także: 4 miejsca, które pomogą ci znaleźć wiarygodnego kontrahenta

Wiarygodny partner biznesowy to wartość dodana prowadzonej działalności. Niemniej zbudowanie sieci kontrahentów, którzy nie będą przysparzać nam kłopotów i zmuszać do borykania się z takimi problemami jak nieterminowe płatności czy nierzetelnie wykonywane zlecenia, wcale nie jest prosta. Dlatego też, jeszcze przed podjęciem współpracy, warto podjąć kroki służące weryfikacji potencjalnego partnera. Oto kilka przydatnych narzędzi.

1. Po KRS go poznacie, czyli jak sprawdzić kontrahenta bez wychodzenia z domu

Najnowszy raport Intrum nie pozostawia złudzeń, do akceptowania wydłużających się (czasem w nieskończoność) terminów płatności zmuszona jest już ponad połowa respondentów. Brak regularnych wpływów może powodować lawinę komplikacji, takich jak np. utrata płynności finansowej, która w praktyce oznacza brak stałych środków na finansowanie bieżącej działalności przedsiębiorstwa, ale również planów jego dalszego rozwoju. Przedsiębiorca, którego dotyka ten problem, nierzadko jest zmuszony dokonać redukcji etatów. 15 proc. właścicieli firm biorących udział w badaniu Intrum przyznało, że w związku z niewypłacalnością kontrahentów, musiało ograniczyć zatrudnienie w swojej firmie. Jednocześnie aż 1/3 ankietowanych uważa, że szybsze płatności ze strony partnerów biznesowych pozwoliłyby im na zatrudnienie większej liczby pracowników. Wspomnianych konsekwencji można uniknąć, sprawdzając wiarygodność firmy, z którą chcemy rozpocząć współpracę.

– Istnieje wiele sposobów na to, by zweryfikować wiarygodność oraz wypłacalność potencjalnego partnera biznesowego. Większość z tych rozwiązań nie wymaga ponoszenia dodatkowych opłat, ani osobistego odwiedzania wielu urzędów. Na początek upewnijmy się, czy firma, z którą chcemy rozpocząć współpracę, funkcjonuje na rynku bez przeszkód, a nie jest np. w trakcie likwidacji lub podjęła kroki, aby ogłosić upadłość. Możemy to sprawdzić w ogólnodostępnym rejestrze CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) w przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi lub w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), jeżeli chodzi o spółki. Warto także zajrzeć na stronę internetową potencjalnego kontrahenta i upewnić się, czy opublikowane na niej dane, takie jak: NIP, nazwa i adres, są zgodne z tymi, które widnieją w publicznych rejestrach – radzi Agnieszka Kunkel, ekspert Intrum,

Agnieszka Kunkel zwraca szczególną uwagę na potencjalnych partnerów biznesowych, zarządzających spółkami. Informacje z Krajowego Rejestru Sądowego powiedzą nam o nich znacznie więcej.

– Bez wychodzenia z domu, pobierając ze strony KRS elektroniczną kopię wpisu do Rejestru Przedsiębiorców, możemy uzyskać podstawowe informacje, które pozwolą ocenić rzetelność danej spółki. W Dziale IV tego dokumentu znajdziemy m.in. dane o ewentualnych zaległościach, np. wobec ZUS-u i prowadzonych egzekucjach komorniczych. W związku z tym, pełni on funkcję ostrzegawczą, podobnie jak Dział VI, który zdradzi nam, czy spółka nie znajduje się na etapie upadłości lub postępowania likwidacyjnego.

2. Przeanalizuj opinie, które znajdziesz w sieci

Jak przyznaje Agnieszka Kunkel, warto również poświęcić czas na przejrzenie profili firmy, z którą chcemy współpracować w mediach społecznościowych, a także forów i wszelkich stron internetowych, które gromadzą informacje o przedsiębiorcach.

– Czasem wystarczy wpisać w wyszukiwarkę nazwę przedsiębiorstwa, aby trafić na cenne wzmianki o firmie zamieszczane w sieci. Jeżeli natrafimy na opinie, które podważają jej uczciwość i wskazują na unikanie płatności, bądźmy ostrożni. Jeżeli taki przedsiębiorca nie płacił na czas swoim podwykonawcom czy pracownikom, możemy spodziewać się, że podobna sytuacja powtórzy się w przyszłości. Z pewnością nie będziemy żałować czasu poświęconego na internetowy research, ale pamiętajmy, że możemy również natrafić na komentarze konkurencji czy opinie byłych pracowników, które mogą nie być obiektywne i przez to niesprawiedliwie stawiać daną firmę w złym świetle – dodaje Agnieszka Kunkel, ekspert Intrum.

3. Sprawdź rejestry dłużników – to cenne źródło informacji

Gdy w grę wchodzi wieloletnia współpraca, powinniśmy jeszcze dokładniej prześwietlić potencjalnego partnera biznesowego. Przede wszystkim zbadajmy dokładnie sytuację finansową firmy. W tym przypadku, niektóre rozwiązania będą wiązać się z poniesieniem nieznacznych kosztów.

– Przede wszystkim, skorzystajmy z informacji zawartych w krajowym Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, za co zapłacimy do 21 zł . Jeżeli przedsiębiorca, z którym chcieliśmy podpisać umowę o współpracy tam figuruje, to dla nas jasny sygnał, że nie będzie on odpowiednim partnerem biznesowym. Warto także sprawdzić, czy dany podmiot nie został zgłoszony do Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej (KRD BIG), który gromadzi dane o zadłużeniu oraz terminowym wywiązywaniu się ze zobowiązań zarówno przez firmy, jak i konsumentów, co będzie nas kosztować blisko 30 zł . Możemy także wykupić miesięczny abonament w KRD już od 160 zł, wtedy wybrani kontrahenci będą monitorowani stale – podpowiada Agnieszka Kunkel.

Sytuację finansową przedsiębiorstwa sprawdzimy również, zapoznając się z pełnym i poświadczonym odpisem do KRS – jest to koszt w wysokości 60 zł. Dobrym pomysłem będzie także poproszenie potencjalnego partnera biznesowego o przedstawienia zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami wobec ZUS-u lub Urzędu Skarbowego. W tym celu kontrahent musi złożyć stosowny wniosek w wybranej instytucji, który zostaje rozpatrzony w terminie nie dłuższym niż 7 dni. Samodzielnie możemy natomiast sprawdzić w Urzędzie Skarbowym, czy firma jest czynnym płatnikiem VAT i czy nie unika płacenia podatków. Za takie zaświadczenie zapłacimy 21 zł, a otrzymamy je po złożeniu odpowiedniego wniosku w ciągu tygodnia – radzi Agnieszka Kunkel, ekspert Intrum.

Warto pamiętać, że zagrożeniem dla płynności finansowej jest nie tylko zadłużony kontrahent, ale również taki, który notorycznie spóźnia się z płatnościami. Przedsiębiorcy, którzy stale zalegają z opłatami, mogą trafić do rejestru KRD BIG, jednak nie każdy „poszkodowany” dokonuje takiego zgłoszenia. Dlatego, jeżeli mimo zastosowania powyższych rad, nadal będziemy mieć wątpliwości co do uczciwości potencjalnego partnera biznesowego, możemy skorzystać z usług profesjonalnej firmy, która zbada sytuację finansową kontrahenta. Na podstawie zgromadzonych informacji, a także rozmów z byłymi pracownikami eksperci pomogą nam ocenić uczciwość danego przedsiębiorstwa.