Invooclip upowszechni e-faktury?

Przeczytaj także: E-faktura możliwa także po akceptacji elektronicznej

Z usługi invooclip może skorzystać każda firma, która zamierza wystawiać faktury elektroniczne i optymalizować koszty związane z procesem fakturowania. Invooclip jest rozwiązaniem atrakcyjnym cenowo. Przedsiębiorcy wystawiający powyżej 100 faktur miesięcznie, płacą jedynie za liczbę wysłanych i archiwizowanych faktur. Nie ma dodatkowych opłat abonamentowych. – Dzięki odejściu od pakietowego cennika, invooclip jest opłacalny nawet dla mikrofirm – mówi Michał Salwa, Key Account Manager w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A. Im więcej faktur wystawia przedsiębiorca za pośrednictwem systemu invooclip, tym opłaty jednostkowe są niższe. Przy założeniu, że wystawienie i dystrybucja faktury papierowej kosztuje np. ok. 1,5 zł to faktura elektroniczna przygotowana w pliku i wysłana za pośrednictwem systemu invooclip jest nawet kilkakrotnie tańsza. – Przykładowo firma, która wystawia rocznie 25 tys. faktur, uzyska oszczędności na poziomie co najmniej 26 tys. zł, uwzględniając jedynie koszty dystrybucji dokumentów. Jeśli weźmiemy pod uwagę także niższe koszty archiwizacji faktur elektronicznych, czy możliwość przesunięcia osób odpowiedzialnych za obsługę faktur papierowych do innych, bardziej strategicznych zadań, to korzyści finansowe będą znacznie większe – podkreśla Michał Salwa.

Pełna integracja

System invooclip umożliwia łatwą integrację z dowolnymi systemami finansowo-księgowymi, bilingowymi, eBOK-ami, a także systemami obiegu dokumentów. Dzięki temu, faktury elektroniczne mogą być przesyłane bezpośrednio z systemu fakturującego wystawcy, a następnie archiwizowane. Istnieje też możliwość uzyskania potwierdzenia odbioru faktury, a nawet otrzymania informacji na temat statusu płatności.
Choć od strony technologicznej invooclip bazuje na usłudze EDDM (EDDM - ang. Electronic Document Delivery Management), wprowadzonej przez Izbę w 2010 r. to charakteryzuje się on znacznie bogatszą funkcjonalnością – może np. współpracować z innymi produktami Izby. W praktyce oznacza to, że firmy mogą prezentować swoim klientom faktury czy rachunki za pośrednictwem bankowości elektronicznej - w ramach posiadanej usługi invoobill (wcześniej Bilix) - lub też umożliwić im opłacenie faktury za pośrednictwem systemu PayByNet (pierwszy w Polsce system gwarantowanych płatności internetowych).

- W firmie, która korzysta z papierowych faktur, proces obiegu dokumentu wygląda w uproszczeniu następująco: handlowiec przyjmuje zamówienie od stałego klienta i wpisuje je do systemu. Realizacja zamówienia na rzecz klienta stanowi podstawę do wystawienia faktury przez księgowość, która musi archiwizować dokument przez 5 lat. Oryginał faktury dostarczany jest do zamawiającego pocztą.

W firmie, która korzysta z usługi invooclip, odbiorca otrzymuje fakturę natychmiast po jej wystawieniu, co wpływa na przyśpieszenie płatności, do tego znacząco niższe są też koszty archiwizacji. Dodatkowo dostęp do faktury możliwy jest przez 24 h na dobę, z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu – mówi Michał Salwa, Key Account Manager w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A.