Co zrobić, gdy dostaniesz wezwanie do zapłaty? Te 3 kroki wykonaj w pierwszej kolejności

Przeczytaj także: Jak odzyskać należności od kontrahenta z Wielkiej Brytanii?

Zweryfikuj wezwanie do zapłaty

Pierwszym krokiem jest weryfikacja otrzymanego dokumentu. Wezwanie powinno zawierać takie informacje jak: dane wierzyciela (nazwa, adres, numer telefonu), wysokość należności, wskazanie podstawy prawnej zobowiązania (np. umowa, faktura), termin płatności, numer rachunku bankowego do wpłaty czy podpis osoby sporządzającej wezwanie.

Pisma, w których brakuje szczegółowych danych, pojawiają się nietypowe żądania (np. natychmiastowe przelewy na nieznane konto), czy błędy językowe powinny wzbudzić podejrzenia odbiorcy. Zawsze warto potwierdzić autentyczność roszczenia, najlepiej poprzez kontakt telefoniczny czy mailowy z wierzycielem.

Sprawdź źródło zadłużenia

Po stwierdzeniu autentyczności wezwania niezbędne jest ustalenie, czy rzeczywiście posiadamy zaległości wobec wskazanego wierzyciela. W tym celu warto przejrzeć swoje dokumenty, wyciągi bankowe, umowy, aby zweryfikować podstawę powstania zobowiązania.

- Z badań (BIG InfoMonitor, „Odzyskiwanie i spłata długów nie zawsze idą w parze”, 2025) wynika, że Polacy przyznają się głównie do opóźnień w spłacie kredytów i pożyczek (27 proc. ankietowanych). Na zaległe opłaty za telefon oraz internet wskazuje 6 proc. respondentów. Taki sam odsetek sygnalizuje zaległości wobec rodziny oraz znajomych. Kolejne 5 proc. ma nieopłacone w terminie czynsze oraz kary za jazdę bez biletu, a 4 proc. przyznaje się do zgromadzonych należności za nieuregulowane rachunki za media tj. prąd, gaz czy woda.

Mimo to nie zawsze udaje się jednoznacznie powiązać wezwanie z konkretnym zobowiązaniem. Jeśli odbiorca kwestionuje zasadność otrzymanego dokumentu, bo np. spłacił już należność, może wystosować do wierzyciela odpowiedź pisemną, w której przedstawi swoje dowody - wyjaśnia Justyna Pawłowska, ekspertka Intrum.

Skontaktuj się z nadawcą

Kontakt z wierzycielem przede wszystkim pomaga potwierdzić ważność wezwania i uzyskać szczegółowe informacje odnośnie należności. W razie potrzeby nadawca wezwania udostępnia szczegółowe informacje, takie jak kopie dokumentów czy numery umów związanych z zaległością, a to wszystko pomoże lepiej zrozumieć sytuację i wyjaśnić ewentualne rozbieżności, takie jak przedawnienie roszczenia czy nieścisłości w wysokości należności.

Z drugiej strony odbiorca pisma może zgłosić swoje zastrzeżenia, jednocześnie przedstawiając posiadane informacje, np. jeśli zaległość została już opłacona, należy dołączyć potwierdzenie przelewu.

- W komunikacji z wierzycielem warto postawić na otwartość i rzetelne przedstawienie swojej sytuacji, ponieważ ułatwia to sprawne wyjaśnienie wszelkich niejasności i pozwala obu stronom lepiej zrozumieć kontekst sprawy. Taka transparentna postawa sprzyja budowaniu porozumienia i znalezieniu adekwatnego rozwiązania. Jeśli okaże się, że zobowiązanie jest zasadne, rozmowa z wierzycielem daje możliwość ustalenia dogodnej formy jego uregulowania, np. poprzez rozłożenie należności na raty – radzi Justyna Pawłowska, ekspertka Intrum.

Brak jakiejkolwiek reakcji na wezwanie może skutkować skierowaniem sprawy do sądu. Wierzyciel może domagać się nie tylko zwrotu należnego mu zobowiązania, ale również odsetek i kosztów postępowania. Jeśli w wyniku postępowania sądowego, zostanie wydany nakaz zapłaty i orzeczenie stanie się prawomocne, to wierzyciel ma prawo rozpocząć proces odzyskiwania należności. By uniknąć takiego scenariusza, nie należy ignorować wezwania. Sprawna reakcja na pismo otwiera drogę do polubownego rozwiązania sprawy, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

Otrzymanie wezwania do zapłaty to jeszcze nie koniec świata. Dokument daje szansę na sprawne wyjaśnienie zaistniałej sytuacji. Warto dokładnie przeanalizować pismo, aby niczego nie przeoczyć i doprowadzić do pomyślnego rozwiązania sprawy.