PPE w praktyce – rola komunikacji z pracownikami

Przeczytaj także: Rejestracja PPE. Co warto wiedzieć?

Miarą sukcesu wdrożenia PPE w firmie jest stopień partycypacji pracowników i ich zadowolenie z zastosowanego rozwiązania. Skoro więc pracodawca decyduje się na wprowadzenie takiego benefitu – powinien zrobić wszystko, aby pracownicy nie tylko przystąpili do programu, ale i docenili jego wartość. Dlatego tak ważna jest dobra komunikacja, dopasowana do kultury organizacyjnej pracodawcy i poziomu wiedzy pracowników na ten temat. Ważne są bezpośrednie spotkania, podczas których pracownicy dowiedzą się czym jest PPE, jakie są warunki programu w ich firmie, jakie są koszty związane z uczestnictwem, a jakie korzyści i dlaczego warto do programu przystąpić. Niezależnie od ogólnych szkoleń – warto zapewnić pracownikom materiały informacyjne oraz konsultacje pozwalające na indywidualne zadawanie pytań. Nie wszyscy są gotowi do zadawania pytań na forum publicznym – praktyka pokazuje, że możliwość takich indywidualnych konsultacji jest istotna.

Ponad 19-letnie doświadczenie we wdrażaniu programów emerytalnych unaoczniło mi, jak ważna jest dobra logistyka całego procesu. Jesteśmy tak skonstruowani, że lubimy wiele rzeczy odkładać na później. W efekcie – jeśli pracodawca zaplanował cykl kilku spotkań dla pracowników – na ogół początkowo frekwencja jest niewielka po to, aby pod koniec cyklu sala była wypełniona po brzegi, a ci dla których zabrakło miejsca dopytywali o kolejne terminy spotkań. Jednak wszędzie tam, gdzie pracodawcy od początku zaplanowali kto w jakim terminie ma przyjść na szkolenie – ten proces przebiega płynnie. W organizacjach nierzadko całe wydziały pod przewodnictwem mistrzów czy kierowników przychodzą o wyznaczonych porach na spotkania. Czasami przed zmianą, czasami po zmianie – terminy każdorazowo ustala się tak, aby pracownicy mogli przyjść na szkolenie przy najmniejszej uciążliwości dla nich i całej organizacji. Najczęściej już po spotkaniu informacyjnym pracownicy składają deklaracje uczestnictwa – w efekcie takie uporządkowanie ułatwia też pracę działom HR, które deklarację od pracownika muszą przyjąć, sprawdzić i przekazać do instytucji finansowej. Oczywiście – zawsze znajdą się tacy, którzy wpadają na konsultacje mówiąc: „nie mogłem być na prezentacji – proszę mi to opowiedzieć w skrócie” – ale to powinien być wyjątek, a nie reguła.

Kolejna kwestia – to materiały komunikacyjne i ich dystrybucja do pracowników. Kiedyś pewnie wystarczył plakat i ulotka, artykuł do gazetki firmowej czy audycja w radiowęźle. I te rozwiązania pewnie nadal się sprawdzają w firmach produkcyjnych lub takich, gdzie pracownicy nie mają dostępu do komputera. Ale można też np. pokazać krótkie prezentacje na monitorach w pomieszczeniach wspólnych (np. w wielu firmach widziałam takie rozwiązania w stołówkach pracowniczych). Dla osób na co dzień pracujących na komputerach można zamieścić materiały na stronach intranetowych pracodawcy lub przesłać mailem. Czasem warto zorganizować wideokonferencję. Jest dużo możliwości – warto więc we współpracy z instytucją finansową wybrać takie rozwiązania, które pozwolą skutecznie dotrzeć z wiedzą o PPE do pracowników.

Ważne, by zarówno szkolenia, jak i materiały komunikacyjne były zrozumiałe. Trzeba dostosować język przekazu do różnych grup odbiorców. Nie wszyscy są finansistami – jeśli więc przedstawiciel instytucji finansowej będzie używał specjalistycznej retoryki – pracownicy po prostu nie zrozumieją przekazu. Często mogą się wstydzić swojej niewiedzy więc w efekcie nie będą zadawać pytań. Tymczasem w deklaracji uczestnictwa w PPE znajduje się oświadczenie, z którego wynika, że pracownik rozumie i akceptuje warunki programu i dobrowolnie do niego przystępuje. Życie pokazuje, że ludzie są coraz ostrożniejsi i nauczyli się, aby nie kupować niezrozumiałej dla nich usługi finansowej. Dlatego uważam, że dobra komunikacja to podstawa – bez niej nie będzie oczekiwanej partycypacji w Programie.

Agnieszka Łukawska, Dyrektor ds. programów emerytalnych , Ekspert Instytutu Emerytalnego