Jakie konto firmowe wybrać?

Przeczytaj także: Kto oferuje konto firmowe + księgowość online?

Mała firma nie musi, ale powinna mieć konto firmowe

Wprawdzie w przypadku małych firm ustawodawca nie narzuca konieczności posiadania konta firmowego, to jednak w praktyce takie rozwiązanie może okazać się najbardziej dogodnym. Eksperci wręcz zalecają, aby nawet jednoosobowe działalności gospodarcze oddzielały domowe finanse od firmowych. Powodów jest kilka.

– Przede wszystkim, nie tylko ułatwia to kontrolowanie przepływu funduszy w firmie, ale także organizowanie wszelkich kwestii formalnych związanych z prowadzeniem biznesu, np. kontakt z Urzędem Skarbowym, który ma prawo skontrolować rachunki przedsiębiorstwa. Warto również wiedzieć, że niektóre banki w swoich regulaminach zastrzegają, że konta prywatne nie mogą być wykorzystywane do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Co więcej, rachunki osobiste nie umożliwiają korzystania z wielu rozwiązań przydatnych przedsiębiorcom, np. ze split payment. Taka płatność między firmami polega na automatycznym wydzieleniu kwoty VAT z wynagrodzenia brutto sprzedawcy i umieszczeniu jej na specjalnym subkoncie VAT. Jeśli kontrahent wykona taki przelew na nasz rachunek osobisty – płatność zostanie zwrócona. W zależności od charakteru prowadzonej działalności, korzystne są także inne opcje, oferowane razem z kontami firmowymi, np. atrakcyjne ceny za przelewy w obcej walucie, darmowe przelewy ekspresowe czy możliwość otwarcia limitu odnawialnego dla firmy, który poprawi płynność finansową przedsiębiorstwa, borykającego się z opóźnionymi płatnościami za faktury – mówi, Zbigniew Szymański, ekspert ZFPF, Alex T. Great.

Warto u jednak podkreślić, że w odróżnieniu od rachunku osobistego, konto firmowe rzadko jest bezpłatne. Doświadczenie pokazuje, że banki są wprawdzie skłonne zwolnić przedsiębiorców z opłat, ale wymagają od nich spełnienia dodatkowych warunków jak np. wykonywania transakcji na określoną kwotę czy osiągania minimalnych, miesięcznych wpływów. Dość często jednak pojawiają się propozycje, które premiują otwarcie konta firmowego. Z tego też względu warto śledzić ofertę bankową i przenieść rachunek do innego banku, jeśli będzie on lepiej dopasowany do potrzeb i profilu naszej działalności.

Dopasuj konto firmowe do potrzeb

Niezależnie od tego, czy dopiero zakładamy pierwszy rachunek firmowy, czy chcemy zmienić konto przedsiębiorstwa, np. z uwagi na zbyt wysokie opłaty stałe, warto zapoznać się nie tylko z promocyjnymi ofertami, ale przyjrzeć się tabeli opłat i prowizji w banku, którego oferta zwróciła naszą uwagę. Trzeba prześledzić uważnie podstawowe punkty cennika, takie jak: prowadzenie konta, przelewy, comiesięczne transakcje do ZUS i Urzędu Skarbowego, wydanie karty płatniczej i jej obsługę, wypłaty z bankomatów, a także korzystanie z wpłatomatów.

– Zwracajmy także uwagę na te składniki oferty, które dotyczą charakteru i skali naszej działalności. Przykładowo, gdy często rozliczamy się z kontrahentami z zagranicy – ważne będą koszty przelewów walutowych czy ekspresowych. Z kolei, gdy w firmie jest duży obrót gotówki, interesować będzie nas koszt wpłat i wypłat pieniędzy w oddziałach, z bankomatów czy korzystanie z wpłatomatów -– wyjaśnia Zbigniew Szymański, ekspert ZFPF, Alex T. Great.

Korzystne bonusy tylko dla przedsiębiorców

Przeglądając poszczególne oferty, trzeba nie tylko dobrze przyjrzeć się kosztom stałym, ale również dodatkowym usługom dla przedsiębiorców, które są często powiązane z bankowością elektroniczną. W praktyce korzystanie z niektórych z nich może „opłacać się” nam bardziej niż obniżenie opłat np. za prowadzenie konta.

– Niektóre banki zwalniają klientów biznesowych z opłat na określony czas np. 2 lata i jednocześnie oferują bezpłatną usługę wymiany walut, terminal płatniczy w korzystnej cenie i premię w wysokości 100 zł za otwarcie rachunku. Na naszym rynku znajdziemy również banki, które razem z kontem firmowym oferują także darmowy dostęp do programów księgowych, czy bezpłatne doradztwo w kwestii pozyskania funduszy unijnych. Ciekawym dodatkiem jest także moneyback za paliwo, czyli zwrot części kwoty wydawanej na tankowanie samochodu firmowego, a także 100 zł zwrotu za wydatki poniesione na przejazdy płatnymi odcinkami autostrad. Warto więc przeanalizować ofertę konta również w zakresie dodatkowych usług – radzi Tomasz Blachliński, ekspert ZFPF, Gold Finance.

Przeniesienie konta w kilku krokach

Jeśli firma posiada już rachunek firmowy, a my zdecydujemy o przeniesieniu go do innego banku, który zaoferuje nam lepsze warunki oraz przydatne narzędzia, które wspierają prowadzenie biznesu, możemy tego dokonać w kilku krokach.

– Przede wszystkim, zanim wypowiemy umowę w obecnym banku, dowiedzmy się, czy nie naliczy on opłaty za zamknięcie konta, w zależności od banku może ona wynieść od 50-100 zł. Większość instytucji wymaga także pisemnego wypowiedzenia umowy, które trzeba złożyć w placówce lub przesłać listownie. Następnie o zmianie konta firmowego trzeba poinformować ZUS i Urząd Skarbowy. Jeżeli nie jesteśmy zarejestrowani w CEIDG – musimy osobno poinformować wspomniane podmioty, odpowiednio w ciągu 7 i 14 dni. Jeżeli posiadamy wpis w CEIDG, wystarczy go zaktualizować w placówce lub on-line, jeśli mamy Profil Zaufany. Dane zostaną wtedy przekazane automatycznie do poszczególnych urzędów – podpowiada Tomasz Blachliński, ekspert ZFPF, Gold Finance.

O nowym numerze rachunku firmy trzeba także poinformować kontrahentów i zaktualizować informacje na stronie firmy i w dokumentach np. na fakturach. Warto jednak pamiętać, by „stary rachunek” zachować przynajmniej przez 2-3 miesiące, by informacja o nowym numerze konta dotarła do wszystkich klientów i partnerów biznesowych.